第一章 总 则

第一条 为了加强浙江天然气交易市场有限公司（以下简称“交易市场”）会员档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和交易市场实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称会员档案是指在为会员提供交易服务活动中形成的完整记录，包括各种文字、图表、凭证、声像、数据等。

第三条 交易市场会员档案工作实行集中统一的管理原则，确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章 档案机构及职责

第四条 交易市场根据档案工作需要，配备专（兼）职档案管理人员，必要时设立档案管理机构。

交易市场会员管理岗应认真学习并执行《浙江天然气交易市场有限公司会员管理办法（试行）》。

第五条 交易市场应设立用于专门存放档案的档案室，档案管理人员应将各种档案分类整齐摆放并登记台账，以便查找。

第六条 专（兼）职档案管理人员负责收集、整理、保管交易市场的档案。交易市场主管领导对档案工作实行监督和指导。

第七条 档案管理人员应当认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》，忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当了解熟悉本行业经营与管理基本知识，具备档案管理专业知识、技能，胜任档案全过程管理工作。

第三章 归档范围

第八条 为了会员档案管理需要，根据交易市场的机构设置、交易过程和档案利用实际情况，对会员档案归档、整理进行分类。包括但不仅限于以下内容：开/销户类、交易类、风险控制类、结算交割类、会员服务类等。

（一）开/销户类

1.会员资料

（1）浙江天然气交易市场有限公司线上交易初始会员申请表；

（2）浙江天然气交易市场有限公司线上交易初始会员入市协议；

（3）交易市场要求的其他事项。

2.非合约书类

（1）法定代表人身份证明文件：

法人或非法人组织营业执照复印件加盖公章、法定代表人和指定联系人的身份证正反面复印件加盖公章、危险化学品经营许可证复印件加盖公章。

（2）其它协议。

3.变更、终止类

（1）浙江天然气交易市场有限公司线上交易会员资料变更申请表；

（2）浙江天然气交易市场有限公司线上交易会员销户申请表；

（3）交易市场要求的其他事项。

（二）交易类

1.交易汇总表；

2.交易明细表；

3.交易信息表；

4.成交信息表；

5.交易市场要求的其他事项。

（三）结算类

1.交易市场日结算报表；

2.交易市场收入明细报表；

3.交易市场收入统计报表；

4.会员每日资金明细表；

5.会员每日资金变动汇总表；

6.银行资金轧差报表；

7.成交通知单；

8.成交结算通知单明细表；

9.交易市场要求的其他事项。

（四）风险控制类

1.调整订金的公告或通知；

2.追加订金通知书；

3.追加订金短信记录；

4.风险提示电话录音；

5.交易市场要求的其他事项。

（五）会员服务类

1.交易争议申请材料；

2.交易纠纷处理情况；

3.法定代表人或负责人变更、股权结构变更等文件材料；

4.突发异常事件的会员服务资料；

5.交易市场要求的其他事项。

第四章 档案的管理

第九条 开/销户类的文件材料，由业务部门收集整理后将电子文档汇总交易市场会员管理岗位审核，审核通过后定期将纸质档案移交档案管理人员存档。任何个人不准随意留存或据为已有。交易类、结算类和风控类等文件材料由各相关岗位人员集中整理并保管。

第十条 开/销户类、交易类、结算类、风控类等业务文件形成的记录至少保存十年，但对有关交易有争议的应当保存至该争议消除时为止。

第十一条交易市场应当配置档案室、档案柜等必要设施，确保档案安全。

第十二条 到期和失去保存价值的档案应当进行清理、鉴定、造册，提出销毁意见，销毁的档案必须经分管领导审批，由二人监销，不准擅自销毁。密级文件按有关规定和程序处理。

第十三条 电子档案需要进行备份管理，数据必须定期、完整、真实、准确地备份转储到不可更改的只读介质上，并要求集中和异地保存。电子文件的保管按照《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002执行，便于故障恢复和争议取证。

第十四条 会员入市资料编码管理，会员入市资料档案编码根据交易市场会员账号编码统一管理，会员账号由注册年份、客户性质以及注册的时间顺三个部分组成。例如2022100001，其中2022为注册年份，中间数字1为客户性质（供应商为1，贸易商为2，采购商为3），尾号00001则为注册账户的时间先后顺序。

第五章 档案的使用

第十五条 交易市场应当建立健全的档案使用制度，既要发挥档案的作用，又要防止失密和泄密。

第十六条 档案使用要改进服务方法，提高服务质量，方便档案查阅、借阅。

第十七条 借阅合同资料要按规定通过系统递交借阅申请经部门负责人同意后再交交易部负责人审核。借阅的合同必须妥善保管，不得丢弃，不得转借、涂改、圈划、损坏和擅自翻印。如有遗失，要及时报告。

第十八条 调取录音、交易记录等其他会员档案应向档案管理部门提交书面申请，经相关人员批准后方可调出。

第十九条 借阅者借出的档案使用完毕应及时在限期内归还，过期不还者必须说明理由并办理续借手续。

第二十条 档案管理人员应对借阅档案到期未还的及时催还，归还时要当面验清并及时放回原处。电子档案应要求借阅者使用后删除。

第六章 罚 则

第二十一条 有下列行为之一的，根据情节轻重，给予教育、限期改正、行政处分和处罚，造成损失的责令赔偿损失，构成犯罪的，依法追究当事人的刑事责任：

（一）损毁、丢弃或者擅自销毁档案的；

（二）涂改、伪造档案的；

（三）不按规定保存交易、结算、交收等资料的；

（四）擅自提供、查阅、抄录、复制保密档案的；

（五）档案管理人员玩忽职守造成档案损失的；

（六）失密或泄密的；

（七）交易市场规定的其他事项。

第七章 附 则

第二十二条 本办法最终解释权和修订权归属于交易市场。交易市场有权根据实际情况对本办法进行修订。

第二十三条 本办法的制定和修改须报相关管理部门审核备案。

第二十四条 本办法自发布之日起生效并试行。